Personal identification information
Paspoortscans, ID-nummers en geboortedata zitten in de mailbox van een recruiter en een HR-onboardingzip. Uitgifte en verval worden niet gevolgd, zodat een right-to-work-check een verlopen document gebruikt.
Hypervault bewaart naam, ID-nummer, documenttype en scans in een versleutelde EU-kluis, met HR-only rechten en verval dat je écht kunt reviewen.
Waarom Personal identification information bewaren in een digital vault
Verval is geen veld
Right-to-work gebruikt een verlopen paspoort. Vervaldatum op het kluisitem is de controle.
ID-nummer zit in de bestandsnaam
Dat lekt in logs en shares. ID-nummer hoort in een versleuteld veld, niet in de bestandsnaam.
Documenttype is gemengd
Paspoort, nationale ID en verblijfsvergunning botsen. Type plus uitgevende instantie houdt checks accuraat.
Scans leven in een algemene 'HR docs'-Drive
Te veel mensen kunnen ze openen. Kluisrechten moeten enger zijn dan mappen met arbeidsovereenkomsten.
Wie gebruikt deze template
HR en people ops
Dien ID-type, nummer, data en scans in onder strakke kluisrechten.
Compliance op right-to-work
Zie verval en uitgevende instantie zonder een mailbox vol scans.
Medewerkers die ID's indienen
Upload in een kluisitem dat HR beheert, niet via een publieke uploadlink.
Velden in deze template
Houd elk record volledig en terugvindbaar. Bestaande velden blijven; extra velden komen er alleen bij als een vault-item anders onvolledig zou zijn.
- Full name
- Date of birth
- ID number
- Document type
- Issue date
- Expiration date
- Issuing authority
- Attachments
Zo werkt het in Hypervault
Maak aan vanuit de template
Voeg een item toe vanuit de template Personal identification information in je workspace.
Vul in en voeg bijlagen toe
Vul de velden in en voeg ondersteunende bestanden toe waar dat nodig is.
Deel met de juiste rollen
Geef alleen toegang aan de mensen die dit record onderhouden of gebruiken.
Gerelateerde templates
Bewaar het in een vault, niet in een spreadsheet
Maak een workspace, kies deze template, en houd gegevens en bijlagen versleuteld in de EU.