Warranty documents
Garantie-PDF's zitten bij de factuur in een financemap en een kaartje in de doos die is weggegooid. Provider, verval en dekking zijn geen velden, zodat een defect uit eigen zak wordt betaald nadat dekking ongemerkt is verlopen.
Hypervault bewaart product, garantietype, data, provider en het bestand in een versleutelde EU-kluis, met rechten voor ops, IT en wie de claim indient.
Waarom Warranty documents bewaren in een digital vault
Verval is een datum op een kaartje in een lade
Dekking vervalt. Vervaldatum op het kluisitem is wat ops écht kan checken.
Dekking is 'alleen onderdelen, misschien'
On-site vs return-to-base staat nergens. Dekkingsdetails naast de PDF stoppen een verspilde call.
Provider is de reseller, niet de fabrikant
Je belt de verkeerde desk. Provider op het item is wie de claim écht opneemt.
Aankoopdatum staat op een verloren bon
Aankoopbewijs is de claim. Aankoopdatum plus bijlagen houden factuur en garantie bij elkaar.
Wie gebruikt deze template
Operations en facilitair
Houd product, dekking, verval en de garantie-PDF in één kluisitem.
IT voor hardwaredekking
Zie provider en dekking vóór je een betaald herstelticket opent.
Finance op capex-assets
Koppel aankoopdatum en garantie zonder een schoenendoos kaartjes.
Velden in deze template
Houd elk record volledig en terugvindbaar. Bestaande velden blijven; extra velden komen er alleen bij als een vault-item anders onvolledig zou zijn.
- Product name
- Warranty type
- Purchase date
- Expiration date
- Provider
- Coverage details
- Attachments
- Notes
Zo werkt het in Hypervault
Maak aan vanuit de template
Voeg een item toe vanuit de template Warranty documents in je workspace.
Vul in en voeg bijlagen toe
Vul de velden in en voeg ondersteunende bestanden toe waar dat nodig is.
Deel met de juiste rollen
Geef alleen toegang aan de mensen die dit record onderhouden of gebruiken.
Bewaar het in een vault, niet in een spreadsheet
Maak een workspace, kies deze template, en houd gegevens en bijlagen versleuteld in de EU.