Fleet documents
Inschrijving, verzekering en onderhoudshistorie leven in het dashboardkastje en een dispatcherspreadsheet. Wordt een voertuig verkocht of wisselt een chauffeur, dan verhuist het papieren spoor niet mee met het asset.
Hypervault bewaart voertuig-ID, inschrijving, verzekering en onderhoudsrecords in een versleutelde EU-kluis, met rechten voor fleet ops, managers van chauffeurs en verzekeringscoördinatoren.
Waarom Fleet documents bewaren in een digital vault
Verzekering zit alleen in de brokerapp
Een controle langs de weg heeft de polis in handen nodig. Verzekeringsinformatie op het voertuigitem is beschikbaar zonder brokerlogin.
Onderhoud is een garagestempel in het boekje
Het boekje blijft in de bestelwagen. Onderhoudsrecords als bijlagen overleven een verloren map.
Chauffeurstoewijzing is een whiteboard
Wie de bus vorige week had, is een dispuut. Chauffeurstoewijzingen op het kluisitem zijn het logboek.
Inschrijving en VIN zitten in verschillende bladen
Verzoeken van politie of verzekeraar stokken. Voertuigidentificatie en kenteken samen is het minimum.
Wie gebruikt deze template
Fleet managers
Houd inschrijving, verzekering en onderhoudshistorie per voertuig in één kluisitem.
Dispatch en operations
Zie chauffeurstoewijzingen zonder het kantoorwhiteboard als systeem van record.
Verzekering en compliance
Haal dekking en ID-documenten bij claimtijd uit de EU-kluis.
Velden in deze template
Houd elk record volledig en terugvindbaar. Bestaande velden blijven; extra velden komen er alleen bij als een vault-item anders onvolledig zou zijn.
- Vehicle identification
- Registration number
- Insurance information
- Maintenance records
- Driver assignments
- Documents
- Notes
Zo werkt het in Hypervault
Maak aan vanuit de template
Voeg een item toe vanuit de template Fleet documents in je workspace.
Vul in en voeg bijlagen toe
Vul de velden in en voeg ondersteunende bestanden toe waar dat nodig is.
Deel met de juiste rollen
Geef alleen toegang aan de mensen die dit record onderhouden of gebruiken.
Bewaar het in een vault, niet in een spreadsheet
Maak een workspace, kies deze template, en houd gegevens en bijlagen versleuteld in de EU.