Facility contracts
Schoonmaak-, HVAC- en beveiligingscontracten leven bij de sitemanager die ze tekende. Maandelijkse kost en einddatum zijn niet zichtbaar voor finance, zodat een stille auto-renew nog een jaar toevoegt tegen het tarief van vorig jaar.
Hypervault bewaart faciliteitsnaam, leverancier, looptijd en maandelijkse kost in een versleutelde EU-kluis, met rechten voor operations, procurement en finance samen.
Waarom Facility contracts bewaren in een digital vault
Maandelijkse kost staat alleen op de factuur
Niemand kan facilitair uitgaven optellen. Maandelijkse kost op het contractitem is wat finance écht nodig heeft.
De leveranciersnaam op site is een bijnaam
Rechtspersoon en handelsnaam divergeren. Leverancier/provider als veld voorkomt betaling aan het verkeerde bedrijf.
Einddatum zit in het hoofd van de sitemanager
Opzegtermijnen worden gemist. Start- en einddatum op het kluisitem zijn zichtbaar als die manager met verlof is.
Type dienst ligt begraven in een scan van 20 pagina's
Schoonmaak vs onderhoud vs beveiliging is niet te filteren. Contracttype op het item maakt het register bruikbaar.
Wie gebruikt deze template
Facility managers
Houd leverancier, looptijd en maandelijkse kost naast de getekende overeenkomst per site.
Procurement
Zie aankomende einddata zonder PDF's uit elk gebouw te verzamelen.
Finance business partners
Lees kost en looptijd uit de kluis in plaats van mysterieuze facturen te coderen.
Velden in deze template
Houd elk record volledig en terugvindbaar. Bestaande velden blijven; extra velden komen er alleen bij als een vault-item anders onvolledig zou zijn.
- Facility name
- Contract type
- Vendor/Provider
- Start date
- End date
- Terms
- Monthly cost
- Attachments
Zo werkt het in Hypervault
Maak aan vanuit de template
Voeg een item toe vanuit de template Facility contracts in je workspace.
Vul in en voeg bijlagen toe
Vul de velden in en voeg ondersteunende bestanden toe waar dat nodig is.
Deel met de juiste rollen
Geef alleen toegang aan de mensen die dit record onderhouden of gebruiken.
Bewaar het in een vault, niet in een spreadsheet
Maak een workspace, kies deze template, en houd gegevens en bijlagen versleuteld in de EU.