Damage reports
Foto's van een kapotte dock, een waterlek of een beschadigde pallet staan op de telefoon van een supervisor. Geschatte kost en herstelstatus zitten in een aparte mail naar facilitair, zodat verzekeraars en ops nooit hetzelfde dossier zien.
Hypervault bewaart meldingsdatum, locatie, bewijs en herstelstatus in een versleutelde EU-kluis, met rechten voor operations, facilitair en wie de verzekeringsclaim indient.
Waarom Damage reports bewaren in een digital vault
Bewijs blijft op een persoonlijke telefoon
Vertrekt de shiftlead, dan gaan de foto's mee. Bijlagen op het schaderapport zijn het siterecord.
Kostenschattingen zitten in een aannemer-offertethread
Ops ziet het bedrag niet naast het incident. Geschatte kost op het rapport houdt finance in de loop.
Herstelstatus is een update in de gang
Open, geoffreerd en gesloten staan nergens. Een statusveld is wat de volgende supervisor om 6 uur 's ochtends leest.
Locatie is 'het achterste magazijn'
Verzekeraars en H&S hebben een herhaalbaar sitelabel nodig. Locatie en schadetype op het item maken patronen zichtbaar.
Wie gebruikt deze template
Site- en operations managers
Registreer schade met foto's, locatie en geschatte kost in één kluisitem.
Facilitair en onderhoud
Volg herstelstatus zonder een papieren klembord in het plantkantoor.
Verzekeringscoördinatoren
Haal bewijs en incidentdatum uit de kluis in plaats van een WhatsApp-keten te reconstrueren.
Velden in deze template
Houd elk record volledig en terugvindbaar. Bestaande velden blijven; extra velden komen er alleen bij als een vault-item anders onvolledig zou zijn.
- Report date
- Location
- Damage type
- Description
- Photos/Evidence
- Estimated cost
- Repair status
Zo werkt het in Hypervault
Maak aan vanuit de template
Voeg een item toe vanuit de template Damage reports in je workspace.
Vul in en voeg bijlagen toe
Vul de velden in en voeg ondersteunende bestanden toe waar dat nodig is.
Deel met de juiste rollen
Geef alleen toegang aan de mensen die dit record onderhouden of gebruiken.
Bewaar het in een vault, niet in een spreadsheet
Maak een workspace, kies deze template, en houd gegevens en bijlagen versleuteld in de EU.