Personal identification information
Scansioni di passaporto, numeri ID e date di nascita stanno nella casella di un recruiter e in uno zip di onboarding HR. Emissione e scadenza non sono tracciate, così un controllo right-to-work usa un documento scaduto.
Hypervault archivia nome, numero ID, tipo di documento e scansioni in un caveau EU crittografato, con permessi solo HR e una scadenza che potete davvero rivedere.
Perché conservare Personal identification information in un vault digitale
La scadenza non è un campo
Il right-to-work usa un passaporto scaduto. La data di scadenza sull'elemento del caveau è il controllo.
Il numero ID sta nel nome file
Trapela in log e condivisioni. Il numero ID appartiene a un campo crittografato, non al nome del file.
Il tipo di documento è misto
Passaporto, carta d'identità e permesso di soggiorno si scontrano. Tipo più autorità emittente tiene i controlli accurati.
Le scansioni vivono in un Drive generale «doc HR»
Troppe persone possono aprirle. I permessi del caveau dovrebbero essere più stretti delle cartelle dei contratti di lavoro.
Chi usa questo modello
HR e people ops
Archiviate tipo ID, numero, date e scansioni sotto permessi stretti del caveau.
Compliance sul right-to-work
Vedete scadenza e autorità emittente senza una casella di scansioni.
Dipendenti che caricano i documenti d'identità
Caricate in un elemento del caveau controllato da HR, non un link di upload pubblico.
Campi di questo modello
Tieni ogni record completo e facile da trovare. I campi esistenti restano; extra solo se l'elemento sarebbe incompleto.
- Full name
- Date of birth
- ID number
- Document type
- Issue date
- Expiration date
- Issuing authority
- Attachments
Come funziona in Hypervault
Crea dal modello
Aggiungi un elemento dal modello Personal identification information nel tuo workspace.
Compila e allega
Compila i campi e allega i file di supporto dove serve.
Condividi con i ruoli giusti
Dai accesso solo a chi mantiene o usa questo record.
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