Personal identification information
Scans de passeport, numéros d'identité et dates de naissance restent dans la boîte d'un recruteur et un zip d'onboarding RH. Émission et expiration ne sont pas suivies, donc un contrôle du droit au travail utilise un document expiré.
Hypervault stocke nom, numéro d'identité, type de document et scans dans un coffre UE crypté, avec des autorisations RH uniquement et une expiration que vous pouvez réellement revoir.
Pourquoi stocker Personal identification information dans un coffre numérique
L'expiration n'est pas un champ
Le droit au travail utilise un passeport périmé. La date d'expiration sur l'élément de coffre est le contrôle.
Le numéro d'identité est dans le nom de fichier
Cela fuit dans les journaux et les partages. Le numéro d'identité appartient à un champ crypté, pas au nom de fichier.
Les types de documents se mélangent
Passeport, carte d'identité et titre de séjour se télescopent. Type plus autorité émettrice gardent les contrôles exacts.
Les scans vivent dans un Drive RH général
Trop de personnes peuvent les ouvrir. Les autorisations du coffre doivent être plus étroites que les dossiers de contrats de travail.
Qui utilise ce modèle
RH et people ops
Classez type d'identité, numéro, dates et scans sous des autorisations de coffre serrées.
Conformité droit au travail
Voyez expiration et autorité émettrice sans une boîte de scans.
Salariés qui déposent des pièces d'identité
Téléversez dans un élément de coffre contrôlé par les RH, pas un lien d'upload public.
Champs de ce modèle
Gardez chaque enregistrement complet et facile à retrouver. Les champs existants restent ; des champs extra ne s'ajoutent que si l'élément serait sinon incomplet.
- Full name
- Date of birth
- ID number
- Document type
- Issue date
- Expiration date
- Issuing authority
- Attachments
Comment ça marche dans Hypervault
Créer à partir du modèle
Ajoutez un élément à partir du modèle Personal identification information dans votre espace de travail.
Remplir et joindre
Complétez les champs et joignez les fichiers utiles.
Partager avec les bons rôles
Donnez accès uniquement aux personnes qui maintiennent ou utilisent cet enregistrement.
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