Notary deeds
Les scans d'actes restent dans un portail notarial qui expire et dans le cloud personnel d'un administrateur. Numéro d'acte, nom du notaire et parties sont retapés pour chaque banque, et l'acte opératoire n'est pas celui du dossier.
Hypervault stocke numéro d'acte, notaire, date, parties et fichier dans un coffre UE crypté, avec des autorisations pour les administrateurs, le conseil et le notaire avec lequel vous travaillez encore.
Pourquoi stocker Notary deeds dans un coffre numérique
Le login du portail est mort avec le dernier notaire
Vous ne pouvez plus récupérer l'acte. Les pièces jointes de votre coffre sont indépendantes de cet office.
Le numéro d'acte est dans le nom du PDF
Les banques veulent le numéro dans un formulaire. Numéro d'acte et date comme champs se copient sans erreur.
Les parties de l'acte ont changé après une cession
L'ancien scan est encore celui que les gens envoient. Les parties impliquées sur l'élément actuel doivent correspondre à l'acte opératoire.
Les types de documents se mélangent : vente, hypothèque, PV
Un tas de fichiers « notaire » ne se filtre pas. Le type sur chaque élément rend le livre des minutes utilisable.
Qui utilise ce modèle
Administrateurs et secrétaires de société
Conservez numéro d'acte, notaire et scan dans un coffre UE que vous contrôlez.
Conseil immobilier et corporate
Récupérez l'acte opératoire sans attendre une réinitialisation de portail.
Études notariales qui partagent avec les clients
Remettez un élément de coffre autorisé, plutôt qu'un lien de téléchargement qui expire.
Champs de ce modèle
Gardez chaque enregistrement complet et facile à retrouver. Les champs existants restent ; des champs extra ne s'ajoutent que si l'élément serait sinon incomplet.
- Deed number
- Notary name
- Date
- Parties involved
- Document type
- Attachments
- Notes
Comment ça marche dans Hypervault
Créer à partir du modèle
Ajoutez un élément à partir du modèle Notary deeds dans votre espace de travail.
Remplir et joindre
Complétez les champs et joignez les fichiers utiles.
Partager avec les bons rôles
Donnez accès uniquement aux personnes qui maintiennent ou utilisent cet enregistrement.
Modèles liés
Contracts
Template for storing contract details, terms, dates, and related documentation.
Evidence information
Template for storing evidence, documentation, and supporting materials for legal or compliance purposes.
Founding documents
Template for storing company founding documents, incorporation papers, and legal establishment records.
Stockez-le dans un coffre, pas dans un tableur
Créez un espace de travail, choisissez ce modèle, et conservez identifiants et fichiers chiffrés dans l'UE.