Documents
Le fichier de travail est dans les Téléchargements de quelqu'un, la copie « officielle » est dans un e-mail, et les tags n'existent que dans la tête de l'auteur. Les conflits de version gaspillent une journée chaque fois qu'une politique ou un briefing est réutilisé.
Hypervault stocke nom du document, type, version et pièces jointes dans un coffre UE crypté, avec des autorisations pour que les auteurs et les équipes qui s'appuient sur le fichier voient la même copie.
Pourquoi stocker Documents dans un coffre numérique
La version n'est que dans le nom de fichier
v2 et v2_final circulent tous les deux. Un champ version plus date de création indiquent quel fichier envoyer.
La catégorie est un labyrinthe de dossiers imbriqués
On classe par habitude, pas par taxonomie. Catégorie et tags sur l'élément rendent la recherche indépendante du goût des dossiers.
L'auteur est celui qui l'a envoyé en dernier
La responsabilité des mises à jour est floue. L'auteur sur l'élément de coffre est responsable de la prochaine révision.
Le type va des comptes rendus aux manuels
Un tas générique ne se filtre pas. Le type de document sépare briefings, formulaires et archives.
Qui utilise ce modèle
Coordinateurs opérations
Conservez des documents nommés avec type, version et auteur, plutôt qu'un Drive fourre-tout.
Chefs d'équipe
Partagez le fichier actuel via les autorisations du coffre, plutôt qu'en joignant l'export de la semaine dernière.
Assistants qui tiennent le classement
Étiquetez et catégorisez sans construire un nouvel arbre de dossiers imbriqués.
Champs de ce modèle
Gardez chaque enregistrement complet et facile à retrouver. Les champs existants restent ; des champs extra ne s'ajoutent que si l'élément serait sinon incomplet.
- Document name
- Document type
- Category
- Date created
- Author
- Version
- Attachments
- Tags
Comment ça marche dans Hypervault
Créer à partir du modèle
Ajoutez un élément à partir du modèle Documents dans votre espace de travail.
Remplir et joindre
Complétez les champs et joignez les fichiers utiles.
Partager avec les bons rôles
Donnez accès uniquement aux personnes qui maintiennent ou utilisent cet enregistrement.
Modèles liés
Client information
Template for storing client contact details, preferences, and relationship information.
Manuals
Template for storing user manuals, technical documentation, and instruction guides.
Warranty documents
Template for organizing warranty information, guarantees, and product warranty documentation.
Stockez-le dans un coffre, pas dans un tableur
Créez un espace de travail, choisissez ce modèle, et conservez identifiants et fichiers chiffrés dans l'UE.