Personal identification information
Escaneos de pasaporte, números de documento y fechas de nacimiento están en el buzón de un reclutador y en un zip de onboarding de RR. HH. Emisión y caducidad no se siguen, así que una comprobación de derecho a trabajar usa un documento caducado.
Hypervault almacena nombre, número de documento, tipo y escaneos en una bóveda cifrada EU, con permisos solo para RR. HH. y una caducidad que se puede revisar de verdad.
Por qué guardar Personal identification information en una bóveda digital
La caducidad no es un campo
El derecho a trabajar usa un pasaporte caducado. La fecha de vencimiento del elemento de la bóveda es el control.
El número de documento está en el nombre del archivo
Eso se filtra en registros y comparticiones. El número de documento pertenece a un campo cifrado, no al nombre del archivo.
El tipo de documento está mezclado
Pasaporte, DNI y permiso de residencia chocan. Tipo más autoridad emisora mantiene precisas las comprobaciones.
Los escaneos viven en un Drive general de «docs de RR. HH.»
Demasiada gente puede abrirlos. Los permisos de la bóveda deberían ser más estrechos que las carpetas de contratos de trabajo.
Quién usa esta plantilla
RR. HH. y people ops
Archive tipo de documento, número, fechas y escaneos bajo permisos estrictos de la bóveda.
Cumplimiento en derecho a trabajar
Vea caducidad y autoridad emisora sin un buzón de escaneos.
Empleados que presentan documentos
Suban a un elemento de la bóveda que controla RR. HH., no a un enlace público de carga.
Campos de esta plantilla
Mantenga cada registro completo y fácil de encontrar. Los campos existentes no cambian; solo se añaden extras si el elemento quedaría incompleto.
- Full name
- Date of birth
- ID number
- Document type
- Issue date
- Expiration date
- Issuing authority
- Attachments
Cómo funciona en Hypervault
Crear desde la plantilla
Añada un elemento desde la plantilla Personal identification information en su espacio de trabajo.
Completar y adjuntar
Complete los campos y adjunte archivos de apoyo cuando haga falta.
Compartir con los roles adecuados
Dé acceso solo a quienes mantienen o usan este registro.
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