Personal identification information
Reisepass-Scans, Ausweisnummern und Geburtsdaten sitzen im Postfach eines Recruiters und in einem HR-Onboarding-Zip. Ausstellung und Ablauf werden nicht verfolgt — eine Right-to-Work-Prüfung verwendet ein abgelaufenes Dokument.
Hypervault speichert Name, Ausweisnummer, Dokumenttyp und Scans in einem verschlüsselten EU-Tresor, mit HR-only-Berechtigungen und einem Ablauf, den Sie tatsächlich prüfen können.
Warum Personal identification information in einem digitalen Vault speichern
Der Ablauf ist kein Feld
Right-to-Work verwendet einen abgelaufenen Reisepass. Das Ablaufdatum am Tresor-Eintrag ist die Kontrolle.
Die Ausweisnummer steht im Dateinamen
Das leakt in Logs und Freigaben. Die Ausweisnummer gehört in ein verschlüsseltes Feld, nicht in den Dateinamen.
Der Dokumenttyp ist gemischt
Reisepass, Personalausweis und Aufenthaltstitel kollidieren. Typ plus ausstellende Behörde hält Prüfungen genau.
Scans leben in einem allgemeinen 'HR-Docs'-Drive
Zu viele Personen können sie öffnen. Tresor-Berechtigungen sollten enger sein als Ordner für Arbeitsverträge.
Wer nutzt diese Vorlage
HR und People Ops
Hinterlegen Sie Ausweistyp, Nummer, Daten und Scans unter engen Tresor-Berechtigungen.
Compliance bei Right-to-Work
Sehen Sie Ablauf und ausstellende Behörde ohne ein Postfach voller Scans.
Mitarbeitende, die Ausweise einreichen
Laden Sie in einen Tresor-Eintrag, den HR kontrolliert, nicht über einen öffentlichen Upload-Link.
Felder in dieser Vorlage
Halten Sie jeden Datensatz vollständig und auffindbar. Bestehende Felder bleiben; Extrafelder kommen nur hinzu, wenn ein Vault-Eintrag sonst unvollständig wäre.
- Full name
- Date of birth
- ID number
- Document type
- Issue date
- Expiration date
- Issuing authority
- Attachments
So funktioniert es in Hypervault
Aus der Vorlage anlegen
Legen Sie einen Eintrag aus der Vorlage Personal identification information in Ihrem Workspace an.
Ausfüllen und anhängen
Füllen Sie die Felder aus und hängen Sie unterstützende Dateien an, wo nötig.
Mit den richtigen Rollen teilen
Geben Sie nur den Personen Zugriff, die diesen Datensatz pflegen oder nutzen.
Verwandte Vorlagen
Im Vault speichern, nicht in einer Tabelle
Erstellen Sie einen Workspace, wählen Sie diese Vorlage und halten Sie Zugangsdaten und Dateien in der EU verschlüsselt.