Audit information
Feststellungen, Nachweise und Sanierungsverantwortliche sind über Prüferportale, E-Mail und einen Tracker verstreut, der nach dem Abschluss des Vorjahres eingefroren ist. Die nächste Prüfung beginnt damit, die letzte zu rekonstruieren.
Hypervault hält Prüfungstyp, Feststellungen und Folgeaktionen in einem verschlüsselten EU-Tresor, sodass Finanzen und Compliance einen Datensatz teilen — mit Berechtigungen für den Prüfer, wenn Sie es möchten.
Warum Audit information in einem digitalen Vault speichern
Feststellungen verstecken sich im Portal des Prüfers
Der Zugriff läuft ab, und das PDF ist weg. Feststellungen und Empfehlungen in Ihrem Tresor zu halten, bedeutet, dass Sie sie nächstes Jahr noch haben.
Die Sanierung hat nach dem Abschlussmeeting keinen Eigentümer
Folgeaktionen sitzen im Protokoll. Sie auf den Prüfungseintrag mit Compliance-Status zu setzen, zeigt, was noch offen ist.
Interne und externe Prüfungen kollidieren
ISO-, Finanz- und Kundenprüfungen teilen einen generischen 'Audits'-Ordner. Typ, Datum und Prüfer an jedem Eintrag halten sie auseinander.
Der Nachweis ist ein Screenshot im Chat
Kontrollnachweise, die am Tag der Feldarbeit gesendet wurden, sind später nicht durchsuchbar. Anhänge am Tresor-Eintrag bleiben bei der Feststellung.
Wer nutzt diese Vorlage
Finanzen und Controller
Hinterlegen Sie jedes Mandat mit Feststellungen, Status und Folgeaktionen statt einer geschlossenen SharePoint-Site.
Compliance-Beauftragte
Verfolgen Sie offene Empfehlungen, ohne dem gesamten Unternehmen den Prüferbericht zu geben.
Externe Prüfer
Erhalten Sie eine zeitlich begrenzte Tresor-Freigabe für das Paket, das Sie offenlegen möchten.
Felder in dieser Vorlage
Halten Sie jeden Datensatz vollständig und auffindbar. Bestehende Felder bleiben; Extrafelder kommen nur hinzu, wenn ein Vault-Eintrag sonst unvollständig wäre.
- Audit type
- Audit date
- Auditor
- Findings
- Recommendations
- Compliance status
- Follow-up actions
So funktioniert es in Hypervault
Aus der Vorlage anlegen
Legen Sie einen Eintrag aus der Vorlage Audit information in Ihrem Workspace an.
Ausfüllen und anhängen
Füllen Sie die Felder aus und hängen Sie unterstützende Dateien an, wo nötig.
Mit den richtigen Rollen teilen
Geben Sie nur den Personen Zugriff, die diesen Datensatz pflegen oder nutzen.
Verwandte Vorlagen
Im Vault speichern, nicht in einer Tabelle
Erstellen Sie einen Workspace, wählen Sie diese Vorlage und halten Sie Zugangsdaten und Dateien in der EU verschlüsselt.