Annual reports
Jahresabschluss-Pakete liegen noch auf Shared Drives, ohne dass festgehalten wird, wer sie unterschrieben hat. Fragt ein Wirtschaftsprüfer nach dem Bericht des Vorjahres, setzt Finanzen ihn aus E-Mail-Anhängen und Restordnern neu zusammen.
Hypervault speichert jeden Jahresbericht als verschlüsselten EU-Tresor-Eintrag — Jahr, Unternehmen, Kennzahlen und die unterschriebene Datei — mit Berechtigungen, die auf Finanzen, die Geschäftsleitung und benannte Berater beschränkt sind.
Warum Annual reports in einem digitalen Vault speichern
Entwürfe gelten als eingereichter Bericht
Unsignierte Word-Kopien kursieren weiter, nachdem das PDF festgeschrieben ist. Ein Tresor-Eintrag mit Freigabestatus macht die eingereichte Version eindeutig.
Kennzahlen weichen von den unterschriebenen Zahlen ab
Schlüsselzahlen, die in Präsentationen kopiert wurden, werden nie mit dem Anhang abgeglichen. Zusammenfassung und Kennzahlen neben der Datei verhindern diese Trennung.
Die Freigabe lebt in einer Kalendereinladung
Die Vorstandsgenehmigung ist eine Sitzungsnotiz, kein Feld. Der Status am Eintrag zeigt, ob das Paket Entwurf, geprüft oder eingereicht ist.
Ehemalige Vorstände haben noch den Drive-Ordner
Jahresabschlussdateien überdauern Amtszeiten. Tresor-Berechtigungen lassen sich widerrufen, ohne jeden geteilten Link zu suchen.
Wer nutzt diese Vorlage
Finanzleiter
Hinterlegen Sie den unterschriebenen Bericht mit Jahr, Unternehmen und Kennzahlen in einem Tresor-Eintrag statt in einem Jahresabschluss-Zip.
Externe Buchhalter
Erhalten Sie einen berechtigten Link zum freigegebenen Paket statt eines Postfachs voller Überarbeitungen.
Vorstandssekretäre
Verfolgen Sie den Freigabestatus am Bericht selbst, nicht in einer Neben-Tabelle.
Felder in dieser Vorlage
Halten Sie jeden Datensatz vollständig und auffindbar. Bestehende Felder bleiben; Extrafelder kommen nur hinzu, wenn ein Vault-Eintrag sonst unvollständig wäre.
- Report year
- Company name
- Financial summary
- Key metrics
- Attachments
- Approval status
So funktioniert es in Hypervault
Aus der Vorlage anlegen
Legen Sie einen Eintrag aus der Vorlage Annual reports in Ihrem Workspace an.
Ausfüllen und anhängen
Füllen Sie die Felder aus und hängen Sie unterstützende Dateien an, wo nötig.
Mit den richtigen Rollen teilen
Geben Sie nur den Personen Zugriff, die diesen Datensatz pflegen oder nutzen.
Verwandte Vorlagen
Im Vault speichern, nicht in einer Tabelle
Erstellen Sie einen Workspace, wählen Sie diese Vorlage und halten Sie Zugangsdaten und Dateien in der EU verschlüsselt.