Email settings
IMAP-hosts, SMTP-poorten en mailboxwachtwoorden staan nog in een setup-PDF uit 2019 en de notes-app van een technicus. Na een providerwissel wijst de helft van de toestellen nog naar de oude server.
Hypervault houdt mailboxadres, server, poorten en credentials in een versleutelde EU-kluis, met rechten voor IT en de mailboxeigenaar — niet een geprint 'e-mail setup'-blad.
Waarom Email settings bewaren in een digital vault
SMTP en IMAP worden van een blog gekopieerd
Verkeerde poorten en beveiligingsinstellingen veroorzaken stille send-failures. Server, poort en security settings horen op het kluisitem.
Het mailboxwachtwoord is de persoonlijke login
IT bewaart het in een gedeeld doc 'voor setup'. Versleutelde wachtwoordvelden met eigenaar/team verslaan een setup-PDF.
Providermigraties laten stale hosts achter
Toestellen blijven de uitgefaseerde server raken. Laatst geroteerd plus notities over de cutoverdatum stoppen die lus.
Beveiligingsinstellingen zijn 'SSL, denk ik'
TLS vs SSL vs STARTTLS staat nergens. Het één keer vastleggen bespaart elke nieuwe telefoonrollout.
Wie gebruikt deze template
IT-support
Geef een technicus IMAP/SMTP, poort en security settings uit de kluis, niet een screenshot.
MSP's die klantmail configureren
Bewaar mailboxcredentials per tenant in een EU-kluis met een benoemde eigenaar.
Founders op één domein
Bewaar het admin-mailboxwachtwoord versleuteld in plaats van in een browsernotitie.
Velden in deze template
Houd elk record volledig en terugvindbaar. Bestaande velden blijven; extra velden komen er alleen bij als een vault-item anders onvolledig zou zijn.
- Email address
- Server (IMAP/SMTP)
- Port
- Username
- Password
- Security settings
- Notes
- Eigenaar/team
- Laatst geroteerd
Zo werkt het in Hypervault
Maak aan vanuit de template
Voeg een item toe vanuit de template Email settings in je workspace.
Vul in en voeg bijlagen toe
Vul de velden in en voeg ondersteunende bestanden toe waar dat nodig is.
Deel met de juiste rollen
Geef alleen toegang aan de mensen die dit record onderhouden of gebruiken.
Gerelateerde templates
Toegangspunt informatie
Template voor het opslaan en beheren van toegangspunt informatie inclusief netwerkdetails, inloggegevens en configuratie-instellingen.
Computer accounts
Template for managing computer accounts, user credentials, and system access information.
Devices
Template for managing device information including serial numbers, warranties, and ownership details.
Bewaar het in een vault, niet in een spreadsheet
Maak een workspace, kies deze template, en houd gegevens en bijlagen versleuteld in de EU.