Fleet documents
Carte grise, assurance et historique d'entretien vivent dans la boîte à gants et un tableur du dispatcher. Quand un véhicule est vendu ou qu'un conducteur change, la piste papier ne suit pas l'actif.
Hypervault stocke identifiant véhicule, immatriculation, assurance et dossiers d'entretien dans un coffre UE crypté, avec des autorisations pour les ops flotte, les managers des conducteurs et les coordinateurs assurance.
Pourquoi stocker Fleet documents dans un coffre numérique
L'assurance n'existe que dans l'app du courtier
Un contrôle au bord de la route a besoin de la police sous la main. Les informations d'assurance sur l'élément véhicule sont disponibles sans le login du courtier.
L'entretien est un tampon de garage dans le carnet
Le carnet reste dans le fourgon. Les dossiers d'entretien en pièces jointes survivent à un classeur perdu.
L'affectation conducteur est un tableau blanc
Qui avait le van la semaine dernière est un litige. Les affectations conducteur sur l'élément de coffre sont le journal.
Immatriculation et VIN sont dans des feuilles différentes
Les demandes police ou assureur bloquent. Identification du véhicule et numéro d'immatriculation ensemble, c'est le minimum.
Qui utilise ce modèle
Responsables de flotte
Conservez immatriculation, assurance et historique d'entretien par véhicule dans un seul élément de coffre.
Dispatch et opérations
Voyez les affectations conducteur sans que le tableau blanc du bureau soit le système de référence.
Assurance et conformité
Récupérez couverture et documents d'identité depuis le coffre UE au moment du sinistre.
Champs de ce modèle
Gardez chaque enregistrement complet et facile à retrouver. Les champs existants restent ; des champs extra ne s'ajoutent que si l'élément serait sinon incomplet.
- Vehicle identification
- Registration number
- Insurance information
- Maintenance records
- Driver assignments
- Documents
- Notes
Comment ça marche dans Hypervault
Créer à partir du modèle
Ajoutez un élément à partir du modèle Fleet documents dans votre espace de travail.
Remplir et joindre
Complétez les champs et joignez les fichiers utiles.
Partager avec les bons rôles
Donnez accès uniquement aux personnes qui maintiennent ou utilisent cet enregistrement.
Stockez-le dans un coffre, pas dans un tableur
Créez un espace de travail, choisissez ce modèle, et conservez identifiants et fichiers chiffrés dans l'UE.