Facility contracts
Les contrats de nettoyage, CVC et agents de sécurité vivent chez le responsable de site qui les a signés. Coût mensuel et date de fin ne sont pas visibles pour la finance, donc une reconduction tacite ajoute une année au tarif de l'an dernier.
Hypervault stocke nom du site, prestataire, durée et coût mensuel dans un coffre UE crypté, avec des autorisations pour les opérations, les achats et la finance ensemble.
Pourquoi stocker Facility contracts dans un coffre numérique
Le coût mensuel n'est que sur la facture
Personne ne peut totaliser les dépenses facilities. Le coût mensuel sur l'élément contrat est ce dont la finance a réellement besoin.
Le nom du prestataire sur site est un surnom
Entité juridique et nom commercial divergent. Prestataire/fournisseur comme champ évite de payer la mauvaise société.
La date de fin est dans la tête du responsable de site
Les préavis sont manqués. Dates de début et de fin sur l'élément de coffre sont visibles quand ce responsable est en congé.
Le type de service est enterré dans un scan de 20 pages
Nettoyage, maintenance et sécurité ne se filtrent pas. Le type de contrat sur l'élément rend le registre utilisable.
Qui utilise ce modèle
Responsables facilities
Gardez prestataire, durée et coût mensuel à côté de l'accord signé pour chaque site.
Achats
Voyez les dates de fin à venir sans collecter des PDF dans chaque bâtiment.
Business partners finance
Lisez coût et durée depuis le coffre, plutôt que de coder des factures mystères.
Champs de ce modèle
Gardez chaque enregistrement complet et facile à retrouver. Les champs existants restent ; des champs extra ne s'ajoutent que si l'élément serait sinon incomplet.
- Facility name
- Contract type
- Vendor/Provider
- Start date
- End date
- Terms
- Monthly cost
- Attachments
Comment ça marche dans Hypervault
Créer à partir du modèle
Ajoutez un élément à partir du modèle Facility contracts dans votre espace de travail.
Remplir et joindre
Complétez les champs et joignez les fichiers utiles.
Partager avec les bons rôles
Donnez accès uniquement aux personnes qui maintiennent ou utilisent cet enregistrement.
Stockez-le dans un coffre, pas dans un tableur
Créez un espace de travail, choisissez ce modèle, et conservez identifiants et fichiers chiffrés dans l'UE.