Financial reports
Les dossiers mensuels sont un PDF par e-mail, un modèle sur le bureau de quelqu'un, et un onglet « final » qui n'est pas celui présenté. Le statut d'approbation est une réunion, donc les chiffres du mois dernier sont renvoyés comme actuels.
Hypervault stocke type de rapport, période, chiffres clés et fichier dans un coffre UE crypté, avec des autorisations pour la finance et les dirigeants autorisés à voir ce dossier.
Pourquoi stocker Financial reports dans un coffre numérique
La période est dans l'objet de l'e-mail
La recherche échoue selon les noms d'exercice. Type de rapport, période et date comme champs rendent l'archive utilisable.
Les chiffres clés sont seulement dans le PDF
Personne ne peut parcourir chiffre d'affaires ou trésorerie sans ouvrir le fichier. Les chiffres clés sur l'élément sont l'aperçu dont la finance a besoin.
L'approbation est un « ça a l'air bon » oral
Brouillons et dossiers approuvés se mélangent. Le statut d'approbation sur l'élément de coffre est le sas avant diffusion.
Le modèle et le dossier vivent séparément
Les pièces jointes doivent inclure à la fois le PDF narratif et le classeur de support sous le même élément.
Qui utilise ce modèle
FP&A et contrôleurs
Classez chaque dossier avec période, chiffres clés et statut d'approbation dans le coffre.
Bureau du DAF
Ouvrez le rapport approuvé sans une chaîne de transferts « voir pièce jointe ».
Support audit
Récupérez le dossier d'une période depuis le coffre UE, plutôt que de reconstituer une boîte mail.
Champs de ce modèle
Gardez chaque enregistrement complet et facile à retrouver. Les champs existants restent ; des champs extra ne s'ajoutent que si l'élément serait sinon incomplet.
- Report type
- Period
- Date
- Summary
- Key figures
- Attachments
- Approval status
Comment ça marche dans Hypervault
Créer à partir du modèle
Ajoutez un élément à partir du modèle Financial reports dans votre espace de travail.
Remplir et joindre
Complétez les champs et joignez les fichiers utiles.
Partager avec les bons rôles
Donnez accès uniquement aux personnes qui maintiennent ou utilisent cet enregistrement.
Stockez-le dans un coffre, pas dans un tableur
Créez un espace de travail, choisissez ce modèle, et conservez identifiants et fichiers chiffrés dans l'UE.