Audit information
Constatations, preuves et responsables de remédiation sont dispersés entre portails d'audit, e-mails et un tracker figé après la clôture de l'an dernier. Le prochain audit commence par reconstituer le précédent.
Hypervault conserve type d'audit, constatations et actions de suivi dans un coffre UE crypté pour que finance et conformité partagent un seul enregistrement, avec des autorisations pour l'auditeur lorsque vous le choisissez.
Pourquoi stocker Audit information dans un coffre numérique
Les constatations se cachent dans le portail de l'auditeur
L'accès expire et le PDF disparaît. Garder constatations et recommandations dans votre coffre signifie que vous les avez encore l'année suivante.
La remédiation n'a plus de propriétaire après la réunion de clôture
Les actions de suivi restent dans les comptes rendus. Les placer sur l'élément d'audit avec un statut de conformité montre ce qui est encore ouvert.
Audits internes et externes se télescopent
ISO, audits financiers et audits clients partagent un dossier générique « audits ». Type, date et auditeur sur chaque élément les distinguent.
La preuve est une capture d'écran dans le chat
La preuve de contrôle envoyée le jour du terrain n'est plus recherchable ensuite. Les pièces jointes de l'élément de coffre restent avec la constatation.
Qui utilise ce modèle
Finance et contrôleurs
Classez chaque mission avec constatations, statut et actions de suivi, plutôt qu'un site SharePoint clôturé.
Responsables conformité
Suivez les recommandations ouvertes sans donner le rapport de l'auditeur à toute l'entreprise.
Auditeurs externes
Recevez un partage de coffre limité dans le temps pour le dossier que vous choisissez de divulguer.
Champs de ce modèle
Gardez chaque enregistrement complet et facile à retrouver. Les champs existants restent ; des champs extra ne s'ajoutent que si l'élément serait sinon incomplet.
- Audit type
- Audit date
- Auditor
- Findings
- Recommendations
- Compliance status
- Follow-up actions
Comment ça marche dans Hypervault
Créer à partir du modèle
Ajoutez un élément à partir du modèle Audit information dans votre espace de travail.
Remplir et joindre
Complétez les champs et joignez les fichiers utiles.
Partager avec les bons rôles
Donnez accès uniquement aux personnes qui maintiennent ou utilisent cet enregistrement.
Modèles liés
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Créez un espace de travail, choisissez ce modèle, et conservez identifiants et fichiers chiffrés dans l'UE.