Policy documents
Het informatiebeveiligingsbeleid op het intranet loopt twee reviewcycli achter op de PDF die legal tekende. Ingangsdatum en owning department zijn geen velden, zodat medewerkers een pagina volgen die niet meer van kracht is.
Hypervault bewaart beleidsnaam, type, ingangs- en reviewdata en het bestand in een versleutelde EU-kluis, met rechten voor de owning department en wie moet attesteren.
Waarom Policy documents bewaren in een digital vault
Reviewdatum is een jaar doorgeschoven
ISO en klanten vragen het huidige beleid. Reviewdatum op het kluisitem is de controle.
Intranet en getekende PDF zijn het oneens
Ingangsdatum plus de bijlage is de in-force kopie, niet de CMS-pagina.
Afdelingseigenaar is 'management'
Niemand werkt het bij. Afdeling op het item is aansprakelijk voor de volgende revisie.
Type is gemengd: HR, security, quality
Een enkele 'policies'-map kan niet door het juiste publiek worden geattesteerd. Beleidstype is het filter.
Wie gebruikt deze template
Compliance en quality
Houd in-force beleid met ingangs- en reviewdata in de kluis.
Afdelingshoofden
Bezitten het bestand onder rechten in plaats van een wiki die iedereen kan bewerken.
Auditors die de huidige set vragen
Krijg een pakket benoemde policies met rechten, geen sitecrawl.
Velden in deze template
Houd elk record volledig en terugvindbaar. Bestaande velden blijven; extra velden komen er alleen bij als een vault-item anders onvolledig zou zijn.
- Policy name
- Policy type
- Effective date
- Review date
- Department
- Attachments
- Notes
Zo werkt het in Hypervault
Maak aan vanuit de template
Voeg een item toe vanuit de template Policy documents in je workspace.
Vul in en voeg bijlagen toe
Vul de velden in en voeg ondersteunende bestanden toe waar dat nodig is.
Deel met de juiste rollen
Geef alleen toegang aan de mensen die dit record onderhouden of gebruiken.
Bewaar het in een vault, niet in een spreadsheet
Maak een workspace, kies deze template, en houd gegevens en bijlagen versleuteld in de EU.