Policy documents
Die Informationssicherheitsrichtlinie im Intranet ist zwei Prüfzyklen hinter dem PDF, das Legal unterschrieben hat. Wirksamkeitsdatum und zuständige Abteilung sind keine Felder — Mitarbeitende folgen einer Seite, die nicht mehr in Kraft ist.
Hypervault speichert Richtlinienname, Typ, Wirksamkeits- und Prüfdaten sowie die Datei in einem verschlüsselten EU-Tresor, mit Berechtigungen für die zuständige Abteilung und alle, die bestätigen müssen.
Warum Policy documents in einem digitalen Vault speichern
Das Prüfdatum ist um ein Jahr gerutscht
ISO und Kunden fragen nach der aktuellen Richtlinie. Das Prüfdatum am Tresor-Eintrag ist die Kontrolle.
Intranet und unterschriebenes PDF widersprechen sich
Wirksamkeitsdatum plus Anhang ist die in Kraft befindliche Kopie, nicht die CMS-Seite.
Der Abteilungseigentümer ist 'das Management'
Niemand aktualisiert sie. Die Abteilung am Eintrag ist für die nächste Überarbeitung verantwortlich.
Der Typ ist gemischt: HR, Security, Qualität
Ein einzelner 'Richtlinien'-Ordner kann nicht vom richtigen Publikum bestätigt werden. Der Richtlinientyp ist der Filter.
Wer nutzt diese Vorlage
Compliance und Qualität
Halten Sie in Kraft befindliche Richtlinien mit Wirksamkeits- und Prüfdaten im Tresor.
Abteilungsleiter
Besitzen Sie die Datei unter Berechtigungen statt eines Wikis, das jeder bearbeiten kann.
Prüfer, die den aktuellen Satz anfordern
Erhalten Sie ein berechtigtes Paket benannter Richtlinien, nicht ein Durchkämmen der Website.
Felder in dieser Vorlage
Halten Sie jeden Datensatz vollständig und auffindbar. Bestehende Felder bleiben; Extrafelder kommen nur hinzu, wenn ein Vault-Eintrag sonst unvollständig wäre.
- Policy name
- Policy type
- Effective date
- Review date
- Department
- Attachments
- Notes
So funktioniert es in Hypervault
Aus der Vorlage anlegen
Legen Sie einen Eintrag aus der Vorlage Policy documents in Ihrem Workspace an.
Ausfüllen und anhängen
Füllen Sie die Felder aus und hängen Sie unterstützende Dateien an, wo nötig.
Mit den richtigen Rollen teilen
Geben Sie nur den Personen Zugriff, die diesen Datensatz pflegen oder nutzen.
Im Vault speichern, nicht in einer Tabelle
Erstellen Sie einen Workspace, wählen Sie diese Vorlage und halten Sie Zugangsdaten und Dateien in der EU verschlüsselt.